スキャナーおすすめランキングTOP10

電子帳簿保存法は2021年度の改正で、それまで必要だった税務署長の承認制度や適正事務処理要件、定期検査が廃止されるなど大きな見直しが行われたとされています。あわせて一定の条件のもとでタイムスタンプが不要になる場合があることも改正内容に含まれています。現在検討している場合は、この改正後の要件をもとに確認するとよさそうです。

国税庁長官が定める書類（一般書類と呼ばれ、見積書・注文書等が該当するとされます）を電磁的記録で保存する場合は、通常求められる赤色・緑色・青色それぞれの階調という規定が、白色から黒色までの階調、いわゆるグレースケールの規定に読み替えられるとされています。契約書や領収書のような重要書類とは扱いが異なる点なので、対象になる書類の種類によって必要な読み取り設定は変わってきます。

e-文書法は、商法や税法で企業に保存が義務付けられている帳票類や財務諸表などの書面について、スキャナ等で読み取った画像データでも一定の要件を満たせば電子化保管を認めた法律だとされています。電子帳簿保存法は施行当初、最初から電子データとして作成された帳簿や書類のみが対象でしたが、2005年にこのe-文書法が施行され、国税関係書類のスキャナ保存に関する技術要件を規定した財務省令が発行されたことにより法律の一部が改正され、紙媒体の書類をスキャナ等で電子化保存することが認められるようになったと説明されています。

ADF使用時、破れ・シワ・貼りあわせ・汚れ、クリップやホチキス付きの原稿をセットすると故障の原因になるとされており、スキャン前に書類の状態を確認しておくことがすすめられています。仕様範囲外の薄すぎる紙や厚すぎる紙も、搬送不良や重送だけでなく機器の故障につながる可能性があると説明されています。傷みやすい原稿や綴じられた冊子を読み取りたい場合は、ADFではなくフラットベッド方式を使う選択肢もあります。

超音波重送検知は、センサーから超音波を発信してその変化を感知し、原稿の重送を防ぐ機能とされています。斜行補正は原稿の傾きを検知して水平に補正する機能で、直線や文字列といった原稿内容の傾きから補正するモードを備えたものもあるとされています。このほか、読み取った原稿がカラーかグレーか、または白黒かを自動で判別する機能や、サイズの異なる原稿が混ざっていても連続スキャン時にそれぞれの用紙サイズを自動検知する機能もあり、原稿を1枚ずつ手作業で仕分けたり設定し直したりする手間を減らせるとされています。